Przez długi okres uważano, że działania HR są trudne w analizie a ich ocena zawsze jest subiektywna. Narosło przekonanie, że niemożliwe jest zmierzenie polityki personalnej, ponieważ kapitał ludzki to pojęcie w głównej mierze jakościowe, do którego trudno odnieść się w kategoriach liczb, a zwłaszcza finansów. (Dziechciarz, 2011).
Obecnie, wraz z rozwojem analityki HR mit ten został obalony. Coraz powszechniejsze, i słusznie, jest przekonanie, że efektywność działania HR można ocenić w oparciu o dane i fakty. Poczynając od najprostszych analiz nakładów na HR, po ocenę efektów jakie przynosi jego praca.

Budżet personalny i jego kontrola

Mówiąc o nakładach na HR należy rozgraniczyć budżet na funkcjonowanie działu HR od budżetu na działania realizowane przez HR. O ile pierwszy ma zazwyczaj niewielki udział w strukturze kosztów firmy, tak drugi, z racji szerokiego zakresu działań jakimi zajmuje się HR ma już znaczący wpływ na wyniki finansowe organizacji. Jak wskazują wyniki corocznych badań wskaźnikiHR koszty pracy (rozumiane bardzo szeroko, zarówno jako nakłady na zatrudnienia, wynagrodzenia i rozwój kadr) stanowią, w zależności od profilu firmy, średnio od 20 do 50% kosztów operacyjnych firmy (Sedlak & Sedlak, wskaznikiHR.pl). Odpowiedzialność jaka spoczywa na HR jest zatem ogromna.
Warto dodać, że rośnie świadomość w zakresie konieczności kontroli budżetu, o czym świadczy fakt, że ponad 78% firm planuje budżet personalny i kontroluje średnio 9 jego elementów. Najczęściej kontrolowane elementy budżetu to: wynagrodzenia podstawowe (91,8%), podwyżki (90,5%), ilość etatów (85,9%), szkolenia (82%), benefity (75,8%), koszty rekrutacji (74,5%) czy wynagrodzenia zmienne i nagrody (69%) (Gawrońska, 2023).
W jaki sposób działy HR mogą efektywnie kontrolować budżety? Oczywiście, podstawą jest monitorowanie poziomu jego realizacji. Ale to nie wszystko – dla każdej organizacji kluczowe znaczenie powinna mieć również możliwość oceny czy ponoszone koszty przynoszą oczekiwane rezultaty, a więc czy działania realizowane przez HR przekładają się na wzrost wyników organizacji. Podstawą takiej oceny powinny być wskaźniki, które w prosty i miarodajny sposób pozwolą ustalić czy działania HR przynoszą oczekiwane efekty.
Pomiar efektywności HR odnosi się zatem nie tylko stricte do bezpośredniej analizy poziomu ponoszonych wydatków i kontroli budżetu, ale także do analizy czy działania HR pozwolą wygenerować wyższe przychody (np. poprzez rekrutację wykwalifikowanych pracowników), czy obniżyć koszty (np. z tytułu wysokiej rotacji czy absencji).

Od czego zacząć pomiar efektywności HR?

Jak pokazują badania prowadzone przez A. Morawiec-Bartosik Stan Analityki HR w Polsce, maleje liczba firm, które wcale nie mierzą efektywności HR (w 2022 r. było ich niespełna 20%, rok wcześniej 28%). Największy odsetek stanowią te firmy, które opomiarowane mają kilka działań (46%), 31% mierzy efektywność kluczowych działań, a 4% wszystkich działań (Morawiec-Bartosik, 2023). Pytanie, jakie się nasuwa, to która z tych strategii jest najlepsza? Z pewnością najgorsze są skrajności: nie opomiarowanie żadnych działań jak i wszystkich. Przy całkowitym zaniechaniu, nie mamy żadnego obiektywnego źródła wiedzy na temat efektywności HR. Z kolei przy opomiarowaniu wszystkiego możemy mieć problem z odróżnieniem tego co ważne od tego co mało istotne.
Najlepszą praktyką wdaje się być mierzenie wskaźników kluczowych dla organizacji, istotnych z punktu widzenia celów firmy i które odzwierciedlają politykę personalną firmy (Kulikowski, 2018).
W praktyce pomiar wskaźników powinien koncentrować się wokół 3 obszarów: po pierwsze, wokół przyciągania, rozwijania oraz zatrzymywania najlepszych pracowników, po drugie, pomiaru jak efektywność pracowników przekłada się na wyniki firmy, po trzecie, zwiększania efektywności generowanej przez HR.

Obszar pierwszy – ciągłe doskonalenie

Pomiar wskaźników z pierwszego obszaru pozwala ocenić nam na ile jesteśmy atrakcyjnym pracodawcą, a więc czy jesteśmy w stanie zachęcić potencjalnych kandydatów do ubiegania się o posadę w naszej firmie a już zatrudnionych, do pozostania w niej. Testem takiej atrakcyjności może być wskaźnik liczby aplikacji na dane stanowisko, odsetek otrzymanych aplikacji w stosunku do ilości odsłon ogłoszenia czy liczba odrzuceń ofert pracy (procent kandydatów zaproszonych do współpracy, którzy jej nie podjęli).
O tym, że może powinniśmy coś zmienić w firmie mogą powiedzieć nam wskaźniki rotacji (stosunek ogólnej liczby odejść pracowników do średniorocznego zatrudnienia) czy wskaźnik rezygnacji (stosunek odejść z inicjatywy pracowników do średniorocznego zatrudnienia). Jeżeli wartości tych wskaźników są wyższe niż rynkowe lub rosną z każdym kolejnym pomiarem, to oznaka, że powinniśmy się zastanowić nad kierunkiem prowadzonej polityki personalnej.
Warto analizować również możliwość rozwoju w firmie, a więc perspektywy awansu czy uczestniczenia w szkoleniach. W tym aspekcie pomocna będzie analiza wskaźnika awansów (odsetek pracowników którzy otrzymali awans w badanym okresie), czy nakładów na szkolenia (nakłady na szkolenia w przeliczeniu na pracownika lub przeszkolonego pracownika).

Obszar drugi – wysoka efektywność

Drugim z kluczowych obszarów analiz jest pomiar wskaźników, które pozwolą ocenić jak efektywność pracowników przekłada się na wyniki firmy. Punktem wyjścia powinna być analiza zwrotu inwestycji z kapitał ludzki – HC ROI. Wskaźnik ten wyrażony jest wzorem:

HC ROI = (przychody - (koszty - koszty kapitału ludzkiego)) / koszty kapitału ludzkiego

Wskaźnik ten informuje o kwocie, jaką otrzymano z każdej złotówki zainwestowanej w kapitał
ludzki. Wartości ujemne oznaczałoby, że pracownicy zużywają do wykonania swojej pracy więcej zasobów niż generują dochodu. Zasadniczo im wyższy wynik, tym lepiej. Za satysfakcjonujące uznaje się wartości wynoszące powyżej jedności (Mentel, Migała-Warchoł, 2014).

Kolejnym wskaźnikiem pomocnym w ocenie efektywności jest HC VA, wskaźnik podobny do HC ROI, który pozwala określić jak ze zmianą liczby etatów zmienia się wynik wypracowany przez firmę. Wskaźnik ten pokazuje zysk przypadający na osobę, określa się go wzorem:

HC VA = (przychody - koszty operacyjne - koszty pracy) / średnia liczba pracowników

W ty przypadku również im wyższy wynik tym lepiej, bo oznacza wyższy zysk generowany przez jeden etat.
Wskaźnik jest ten szczególnie przydatny w firmach z rozbudowaną administracją, ponieważ jego pomiar pozwala np. określić czy rozbudowana administracja faktycznie przekłada się na duże wsparcie dla osób pracujących bezpośrednio z klientem czy na produkcji, a tym samym przekłada się na generowanie przez te osoby wyższych zysków (Pszczółkowski P. Michalczyk R., 2020).

W dobie rosnącej inflacji a co za tym idzie presji płacowej, warto rozważyć również analizę efektywności płac. Szczególnie ważne wydaje się mierzenie realnej dynamiki (a więc uwzględniających inflację) kosztów wynagrodzeń i świadczeń. Przykładem takich pomiarów może być wskaźnik realnej dynamiki kosztów całkowitych wynagrodzeń i świadczeń, który możemy obliczyć według wzoru:
((A / (1 + C) - B) / B) * 100%

gdzie:

A - koszty całkowite wynagrodzeń i świadczeń w roku analizowanym
B - koszty całkowite wynagrodzeń i świadczeń w roku bazowym
C - inflacja w roku bazowym

Kompleksowym narzędziem do pomiaru efektywności systemu jest Sedlak & Sedlak Compensation Assessment Tool.

Obszar trzeci – stosowanie najlepszych praktyk

Trzecim z obszarów jest bezpośrednia analiza pracy działu HR. Są to wskaźniki, które odnoszą się bezpośrednio do zwiększania wartości generowanej przez dział HR, a dokładniej ujmując do analizy obłożenia pracą pracowników działu HR i kosztów funkcjonowania tego działu.
Przykładowymi wskaźnikami, jakie pozwolą nam to ocenić są koszty obszaru HR na etat czy liczba zatrudnionych przypadających na pracownika. W wyciąganiu wniosków z pomiaru tych wskaźników należy jednak zachować ostrożność, bo jak pokazuje praktyka, już analiza takiego wskaźnika jak liczba pracowników przypadających na jednego HR-owca w dużym stopniu zależy od profilu firmy. Jak wskazuje Raport wskaźnikiHR 2023 Sedlak & Sedlak istnieje duża różnica pomiędzy choćby firmami usługowymi (63 pracowników na 1 HR-owca) a zakładami produkcjami (81 pracowników na 1 HR-owca). Analizując wskaźniki warto zawracać uwagę na porównywalność wyników, a więc czy porównujemy się do firm do nas podobnych.

Podsumowanie

Można zaryzykować stwierdzeniem, że efektywność działania HR, przekłada się na efektywność działania całej firmy. To od tego jak skutecznie potrafi rekrutować dobrych pracowników, zależy produktywność pracy, a od tego na ile potrafi efektywnie prowadzić politykę wynagradzania zależy poziom kosztów firmy. W ocenie efektywności działań HR ważne by nie koncentrować się tylko na pomiarze fluktuacji, absencji czy kosztów pracy, ale iść krok naprzód i próbować znaleźć związek pomiędzy tymi zjawiskami a wynikami biznesowymi firmy.