Na życie organizacji ma wpływ wiele różnych zmiennych. Koszty, zyski, wydajność, jakość oferowanych produktów/usług, stopień realizacji celów, zatrudnianie i utrzymywanie pracowników, badania i rozwój, ekspansja na nowe rynki, wizerunek organizacji, motywacja personelu… A wszystko to łączy jeden czynnik – efektywność, na którą tak chętnie patrzymy planując działania czy oceniając ich efekty.

Czym właściwie jest wspomniana efektywność?

Według słownika języka polskiego słowo „efektywny” oznacza tyle co dający dobre wyniki, wydajny, istotny, rzeczywisty. W zarządzaniu myśląc o efektywności najczęściej chodzi nam o stosunek efektów (wyników) działania przedsiębiorstwa do nakładów poniesionych na jego działalność. Coraz częściej zdarza nam się patrzeć znacznie głębiej niż efektywność całego przedsiębiorstwa. Analizujemy efektywność pionów, działów, projektów czy poszczególnych działań. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć mierzyć efektywność funkcji HR w firmie. Jednak jak to robić, by miało to sens?

Strategiczne podejście do funkcji HR

Działania z zakresu HR będą dla firmy tym cenniejsze, im bardziej będą ją zbliżały do miejsca, w którym chce się znaleźć. Powinny zatem być zgodne ze strategią przedsiębiorstwa, a żeby takie były, obszar personalny musi ją rozumieć, dobrze znać jej założenia i zgodnie z nimi planować swoje działania. W związku z tym HR zaczyna być stawiany w roli partnera zarządu oraz biznesu. Natomiast by być dobrym i wiarygodnym partnerem, musi on rozumieć biznes, umieć z nim rozmawiać. A najlepiej jeśli ta rozmowa przybiega w języku wskaźników, analiz, rentowności itp., gdyż wtedy mówi nam o rzeczywiście osiągniętych efektach, wyrażonych w  wartościach liczbowych.

Rola analityki HR

Analityka HR opiera się na gromadzeniu, przetwarzaniu i analizowaniu danych dotyczących zatrudnionych i procesów HR. Dzięki jej stosowaniu firma zyskuje:

• proces wspierający podejmowanie decyzji,
• zestaw narzędzi pozwalający oderwać się od intuicyjnych decyzji,
• zestawienie danych w sposób umożliwiający wyciąganie wniosków.

Jest ona zatem podstawowym narzędziem do oceny efektywności poszczególnych procesów. Skoro wiemy już, czy warto mierzyć efektywność, pozostaje pytanie jak zacząć to robić.

Mierzenie efektywności funkcji HR jako etapy procesu badawczego

Jeśli chcemy wyciągać przydatne i sensowne wnioski, w pierwszej kolejności należy zastanowić się, co my właściwie chcemy mierzyć, jak to zrobić oraz o czym uzyskane dane właściwie mówią. Mierzenie efektywności funkcji HR możemy zatem sprowadzić do procesu badawczego, zawierającego poszczególne etapy:

1. Konceptualizacja (określenie problemu badawczego, pytań badawczych oraz definicji kluczowych pojęć) – musimy wiedzieć co mierzymy, w jakim celu oraz jasno określić, jak rozumiemy dane pojęcia.

2. Operacjonalizacja (wybór metod badawczych, opracowanie wskaźników, konstrukcja narzędzi badawczych oraz dobór próby) – kiedy już określimy, co chcemy mierzyć, należy ustalić jak to zrobić, opracować listę wskaźników, które posłużą nam jako źródło informacji, przygotować narzędzia, za pomocą których będziemy dokonywać pomiaru oraz ustalić, jakie grupy będą tym pomiarem objęte.

3. Pilotaż (testowanie narzędzi, ich korekta na podstawie wyników pilotażu) – zanim zaczniemy badać, warto przeprowadzić badanie pilotażowe, które może być źródłem cennych informacji o opracowanym narzędziu – czy rzeczywiście mierzy ono to co zamierzaliśmy, czy badani jednoznacznie rozumieją wszystkie stwierdzenia czy może któreś z nich budzi jakieś wątpliwości. Na podstawie uzyskanych informacji zwrotnych możemy wprowadzić korekty w naszym narzędziu bądź procesie.

4. Zbieranie danych (gromadzenie informacji z dostępnych źródeł).

5. Kodowanie i przygotowanie danych (czyszczenie i wstępna analiza danych) – czyszczenie danych pozwala nam na usunięcie danych wybrakowanych, o wątpliwej wiarygodności, np. kiedy widzimy, że badany uzupełniał kwestionariusz według wybranego klucza (załóżmy, że wybierał kolejno odpowiedzi a,b,c), a uzyskane wyniki nie są ze sobą spójne (np. dwie skrajnie różne odpowiedzi w pytaniach dotyczących zbliżonych kwestii). Krok ten służy zapewnieniu wysokiej jakości danych, na podstawie których później będziemy wyciągać wnioski.

6. Analiza danych (opracowanie wyników, poszukiwanie wzorców i zależności).

7. Wyciąganie wniosków (przygotowanie raportu z badania, tablic wyników lub prezentacji) – samo zebranie czy przetworzenie danych niewiele wniesie, jeśli nie będziemy wciągać z nich wniosków. Te z kolei najlepiej przedstawiać w wizualnej formie.


Sensowny wskaźnik – czyli jaki?

Wskaźniki to zmienne, które poddają się pomiarowi i pozostają w stałym związku z interesującymi nas cechami analizowanych obiektów czy stanów rzeczy (J. Górniak, K. Keller). Możemy mnożyć ich wiele, jednak aby były przydatne, a ich analiza nie prowadziła do nadmiernej i zbędnej pracy, należy pamiętać o kilku kryteriach. Wskaźnik powinien więc być:

1. Ważny dla firmy: powiązany z realizacją jej strategii biznesowej i celów:

• można je dodawać etapowo,
• korygować, gdy niewłaściwie działają lub zmieniają się priorytety/warunki,
• lub likwidować, gdy przestają być potrzebne.

2. Mierzalny: powinien opierać się na danych, które można łatwo pobrać i zweryfikować. Dzięki temu możliwe jest regularne monitorowanie postępów i ocena wyników.

3. Jasny i precyzyjny: powinien być sformułowany w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy, aby uniknąć niejasności i różnych interpretacji. Proces zbierania danych i obliczania wskaźnika powinien być przejrzysty i łatwy do zrozumienia. Najlepiej wyrażony wzorem/algorytmem.

4. Skonkretyzowany na wymiarach:

• czasowości: związany z określonym przedziałem czasowym,
• jednostki miary (np. dni, godziny),
• zakresu: dokładnie określa czego i kogo dotyczy.

5. Obiektywny: nie powinien być zależny od osobistych opinii czy interpretacji, lecz możliwy do zweryfikowania tą samą metodą pomiaru przez każdego zainteresowanego oraz potwierdzalny przez różne źródła.

6. Tani/opłacalny do wdrożenia i utrzymywania: monitorowanie wskaźnika nie powinno się wiązać z wysokimi kosztami czy czynnościami administracyjnymi przewyższającymi korzyści z jego analizy.


Mierzenie efektywności funkcji HR to proces, który wymaga staranności, precyzji oraz strategicznego podejścia. Dzięki zastosowaniu analityki HR firmy mogą podejmować lepsze decyzje, wspierać swoje cele biznesowe i zwiększać zaangażowanie pracowników. Wybór odpowiednich wskaźników oraz ich regularne monitorowanie pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi i ciągłe doskonalenie procesów HR.