Jak odróżnić wskaźniki ważne od nieważnych, jak wybrać te, które mają rzeczywistą wartość dla funkcjonowania firmy? Istnieją ogólne zasady, o których warto pamiętać. Przede wszystkim miejmy na uwadze, czy analizowane wskaźniki obrazują budżet, czas i stopień realizacji prowadzonych działań. Uwzględnijmy fakt, iż nie zawsze każdy z tych trzech aspektów będzie równie ważny. Rozróżniajmy to, co ważne od tego, co w danej chwili nie jest istotne.

Jak odróżnić wskaźniki ważne od nieważnych, jak wybrać te, które mają rzeczywistą wartość dla funkcjonowania firmy? Niestety, w przypadku skomplikowanego mechanizmu, jakim jest organizacja biznesowa, udzielenie jednoznacznej odpowiedzi nie jest możliwe. Gdy mamy do czynienia z problemem otwartym, a takim z pewnością jest wybór wskaźników, warto kierować się heurystykami. Heurystyki to przeciwieństwa algorytmów. Zamiast restrykcyjnych reguł dostarczają nam ogólnych sposobów działania, które mają zastosowanie do szerszej klasy sytuacji. Rozsądne stosowanie heurystycznych sposobów rozwiązywania problemów prowadzi zwykle do podejmowania najlepszych możliwych decyzji. Dwa heurystyczne sposoby rozwiązywania problemu doboru wskaźników, na które z pewnością warto zwrócić uwagę, to:

• budowanie wskaźników przedstawiających budżet, czas oraz rezultaty działań,
• kierowanie się stopniem dojrzałości firmy w stosowaniu wskaźników HR.

Budżet, czas i rezultaty

Jedno z klasycznych ujęć zarządzania projektami i kontrolowania efektów działania przedsiębiorstwa określa się mianem żelaznego trójkąta (iron triangle). Nacisk położony jest tu na trzy zasadnicze aspekty: czas realizacji, odniesienie do zaplanowanego budżetu oraz zgodność efektu końcowego z założonymi kryteriami (por. Atkinson 1999, Jha i Iyer 2007, Ebbesen i Hope 2013). Innymi słowy, praca przedsiębiorstwa powinna przebiegać szybko (czas), możliwie tanio (budżet) i owocować dobrymi produktami oraz usługami (zgodność z założeniami i jakość). Dobre wskaźniki obrazują zatem przede wszystkim to, jakimi kosztami, w jakim czasie i z jakim rezultatem realizowane są poszczególne założenia, czy etapy pracy firmy.

Rozważmy przykład pomiaru efektywności pracy działu HR. Możemy tu ustalić wskaźnik maksymalnych kosztów każdego procesu rekrutacyjnego w przeliczeniu na jednego pozyskanego pracownika. Dodatkowo możemy monitorować czas trwania rekrutacji oraz liczbę kandydatów o określonych kompetencjach, których powinien przedstawić dział HR w założonym czasie. Listę wskaźników dotyczących między innymi efektywność działania pionu personalnego można znaleźć na stronie wskaźnikiHR.pl. W zależności od sytuacji firmy możemy zmieniać akceptowalne wartości wskaźników czasu, budżetu i rezultatu, przykładając do każdego z tych aspektów mniejszą lub większą wagę. Dla omawianego przykładu rekrutacji, akcentowanie znaczenia wskaźników budżetu może być kluczowe w przypadku małej liczby środków finansowych. Wtedy wskaźniki wiążące się z czasem i zgodnością z założeniami mogą mieć mniejsze znaczenie. W sytuacji, gdy poszukujemy do firmy wysoko wyspecjalizowanych pracowników, kluczowym wskaźnikiem efektywności może być nie tyle budżet czy czas, ale wysoka zgodność pozyskanych kandydatów z założonymi kryteriami. Schematyczne ujęcie trzech obszarów, które integrują wskaźniki HR obrazuje rysunek 1.



Warto pamiętać, by nie koncentrować się tylko na jednym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale tak wybierać wskaźniki, by zyskiwać wiedzę o budżecie, czasie i stopniu realizacji założonych celów. Gdy np. zrealizujemy cel utrzymując wskaźniki budżetu na założonym poziomie, lecz przekroczymy czas realizacji, to mimo skuteczności zabrakło nam sprawności działania. Kieruj się stopniem dojrzałości firmy w stosowaniu wskaźników HR

Druga z heurystyk doboru wskaźników brzmi: kieruj się stopniem dojrzałości firmy w stosowaniu wskaźników HR. Możemy wyróżnić trzy typy organizacji, jeśli chodzi o dojrzałość w zakresie pomiaru wskaźników:

• organizacja dojrzała
• organizacja neutralna w stosunku do pomiaru efektywności
• organizacja negatywnie nastawiona w stosunku do pomiaru efektywności.

Szczegółowy opis każdego typu organizacji wraz z możliwymi efektami wdrożenia wskaźników oraz z rekomendacjami przedstawią tabele 1, 2 i 3. Analiza typologii organizacji ze względu na stopień dojrzałości, pozwoli na określenie etapu na jakim znajduje się nasza firma. Wskaźniki efektywności mogą przynieść korzyści każdej organizacji, jednak muszą one być dobrane w przemyślany sposób. Jak głosi starożytna maksyma primum non nocere (po pierwsze nie szkodzić). Nie można więc dopuścić, by stosowane wskaźniki spowodowały pogorszenie sytuacji w firmie. Przekonania pracowników i menedżerów, co do przydatności informacji zwrotnych, są tutaj kluczowe. Decydują o tym, czy uzyskane wyniki zostaną przekute w realne działania, czy wylądują po prostu w szufladzie. Heurystyka doboru wskaźników mówi nam, by dobierać je do stopnia dojrzałości organizacji, zatem najpierw oceńmy, na jakim stopniu rozwoju jest nasza organizacja, a dopiero potem planujmy, jakie wskaźniki i w jaki sposób wdrożyć. Kiedy w firmie brak standardów analiz efektywności, nie oczekujmy, iż zaawansowane analizy przyniosą realne korzyści. W takiej sytuacji lepiej jest zacząć od małych kroków, stopniowo wdrażając nowe wskaźniki. Z drugiej strony, gdy organizacja od lat korzysta z miar efektywności, warto dbać o dalszy rozwój i wdrażać nowatorskie zastosowania wskaźników.

Podsumowanie

Możemy zauważyć, iż nie ma jednej recepty na sukces w doborze wskaźników. Jednak istnieją ogólne zasady, o których warto pamiętać. Przede wszystkim miejmy na uwadze, czy analizowane wskaźniki obrazują budżet, czas i stopień realizacji prowadzonych działań. Uwzględnijmy także fakt, iż nie zawsze każdy z tych trzech aspektów będzie równie ważny. Rozróżniajmy to, co ważne od tego, co w danej chwili nie jest istotne. Ponadto, aby rezultaty analiz wskaźników nie wylądowały w szufladzie lub co gorsza, by nie powodowały problemów w organizacji, zacznijmy od ustalenia stopnia dojrzałości firmy w stosowaniu wskaźników. Dobierając stopień zaawansowania wskaźników HR do doświadczenia organizacji w ich stosowaniu, zdecydowanie zwiększymy szansę sukcesu. Warto jednak pamiętać, że samo liczenie wskaźników nie gwarantuje sukcesu. Konieczne jest ich benchmarking, by zweryfikować czy otrzymane wyniki są charakterystyczne dla danej branży czy regionu, co zapewnia platforma wskaźnikiHR.pl.