Produktywność a efektywność – różne pojęcia o tym samym znaczeniu?

Rozważając kwestię skuteczności funkcjonowania obszaru HR w firmie, nie sposób pominąć wskaźników badających ich produktywność, czy też efektywność. Pojawia się wtedy zasadnicze pytanie: czym różni się produktywność od efektywności w kontekście działów HR. Warto w tym momencie odnieść się do najszerszych definicji tych pojęć, które sprowadzają się do tego samego – stosunku efektów podejmowanych działań, do nakładów pracy. Należy jednak pamiętać, że z definicji efektywność jest pojęciem szerszym od produktywności. Odnosi się ona do szeroko rozumianego sposobu pomiaru skuteczności działania przedsiębiorstwa. Produktywność zaś jest konkretnym stosunkiem wytworzonej i sprzedanej produkcji przedsiębiorstwa (rozumianej szeroko jako wszelkie produkty tworzone i dostarczane klientom) do wykorzystanych lub zużytych zasobów wejściowych. Tak więc w przypadku pomiaru skuteczności działania firmy w obszarze HR, należy w odniesieniu do wskaźników stosować pojęcie efektywności, a produktywność traktować jako jedną z miar jej pomiaru.

Dlaczego warto mierzyć efektywność?

Kwestia pomiaru efektywności przedsiębiorstw często jest spychana na dalszy plan. Faktem jest jednak, że to właśnie od efektywności prowadzonych działań zależy być albo nie być firmy. W końcu co z tego, że będziemy w stanie wyprodukować dużą ilość jakiegoś produktu, jak przy niskiej efektywności, konkurencyjne przedsiębiorstwa będą w stanie zaoferować niższą cenę przy tej samej jakości? W dłuższej perspektywie taka sytuacja musi wiązać się ze spadkiem dochodów – a w konsekwencji upadkiem firmy. Aby temu zapobiec należy systematycznie kontrolować wskaźniki efektywności i weryfikować ich poziom z danymi rynkowymi. Z pomocą przychodzą tutaj zewnętrzne firmy, które dzięki stosunkowo prostym narzędziom są w stanie zebrać niezbędne do badania efektywności informacje z wielu firm i przedstawić wiarygodne dane końcowe, w postaci raportów benchmarkingowych.

W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi efektywność działań możemy mierzyć w oparciu
o różne wskaźniki, które za punkty wyjścia biorą najczęściej nakłady na wynagrodzenia lub liczbę pracowników.

Wskaźniki związane z poziomem wynagrodzeń pozwalają określić, jakie efekty przynoszą nakłady na wynagrodzenia. Przykładowo możemy określić:

• wskaźnik produktywności łącznych nakładów na wynagrodzenia, który określa jaki przychód netto generuje każda złotówka wydana na wynagrodzenia pracowników, stanowi to dobrą podstawę do premiowania za wyniki;
• wskaźnik rentowności łącznych nakładów na wynagrodzenia, który określa jaki zysk netto generuje każda złotówka wydana na wynagrodzenia pracowników,
• wskaźnik obciążenia funduszem wynagrodzeń, który odzwierciedla udział kosztów pracy w kosztach operacyjnych.

Z kolei wskaźniki związane z liczbą pracowników pozwalają stwierdzić, na ile efektywna jest praca osób zatrudnionych w firmie. Przykładowymi wskaźnikami w tej grupie mogą być:

• wskaźnik produktywności pracowników, który informuje jaka wielkość przychodów netto przypada na jednego pracownika,
• wskaźnik zysku przypadającego na pracownika, który informuje ile średnio zysku wypracowuje każdy z pracowników.

Wymienione wyżej wskaźniki oraz szereg innych, z obszaru pomiaru efektywności procesów HR w firmie, znaleźć można na platformie wskaznikiHR.pl.

Jak korzystać ze wskaźników efektywności?

By w pełni skorzystać z pomiaru efektywności nie wystarczy dobór odpowiednich wskaźników i rzetelny ich pomiar. Ważne jest także wykorzystanie uzyskanych informacji w celu poprawy funkcjonowania firmy. Interesujący sposób postępowania podzielony na pięć faz opracowała firma Spring Singapore (2011).







1. Ustalanie celów Ustal pożądane poziomy efektywności dla poszczególnych aspektów funkcjonowania organizacji. Zastanów się, jakie wskaźnik chcesz mierzyć i dlaczego właśnie one są ważne.Podkreśl wagę mierzenia efektywności i staraj się wzbudzić zaangażowanie w jej pomiar wśród pracowników i kadry zarządzającej.

2. Diagnoza Oceń bieżący poziom efektywności organizacji w wyznaczonych wcześniej kluczowych dla firmy obszarach. Określ, w jakich obszarach efektywność jest zbyt mała i co można zmienić by ją podnieść. Na podstawie uzyskanych wyników staraj się zidentyfikować możliwe problemy.

3. Planowanie zmian Ustal plany i strategie działań, które mogą doprowadzić do poprawy efektywności. Poszukaj oszczędności czasu, pieniędzy, materiałów - zawsze można coś ulepszyć. Wprowadź konieczne działania w życie, nie pozwól by pozostały tylko na papierze.

4. Stworzenie systemu pomiaru efektywności Zastosuj rzetelny system pomiaru wskaźników efektywności. Uczyń z niego standard funkcjonowania organizacji. Niech pomiar efektywności stanie się czymś oczywistym. Poszukaj możliwości porównywania wskaźników twojej firmy z innymi przedsiębiorstwami - rozważ współprace z firmą zewnętrzną.

5. Monitorowanie i wzmacnianie efektywności Cyklicznie monitoruj wskaźniki efektywności. Pokazują one jak przebiega realizacja ustalonych planów. Łącz wysiłki wkładane przez pracowników w podnoszenie efektywności z nagrodami, tak by motywować ich do działania. Pokaż korzyści płynące ze zwiększania efektywności wszystkim zainteresowanym wynikami firmy (inwestorzy, zarząd, pracownicy, związki zawodowe).