Badanie efektywności to jeden z etapów dobrze zaprojektowanego procesu szkoleniowego. Najczęściej mówiąc o procesie szkoleniowym wyodrębnia się cztery następujące po sobie etapy:

• analiza potrzeb szkoleniowych,
• przygotowanie programu szkoleniowego,
• realizacja szkolenia,
• ocena efektywności szkolenia.

Szczególnie ważne jest właściwie przeprowadzenie analizy i identyfikacji potrzeb szkoleniowych. Od tego zależy odpowiedź na pytanie co właściwie chcemy osiągnąć poprzez szkolenie. Tu także rozpoznaje się luki kompetencyjne czyli rozbieżności pomiędzy kompetencjami obecnie występującymi u pracownika a kompetencjami pożądanymi na jego stanowisku pracy (lub na stanowisku, do którego jest przygotowywany). Właściwie przeprowadzona analiza potrzeb szkoleniowych prowadzi do stworzenia programu szkolenia opartego na odpowiednio dobranych metodach szkoleniowych, a następnie do samej realizacji szkolenia. Po szkoleniu powinien nastąpić pomiar jego efektywności.

Po co oceniać efektywność szkoleń?

Ocena efektywności szkolenia rozumiana jest jako gromadzenie informacji i formułowanie sądu wartościującego o wszystkich elementach systemu szkolenia pracowników. Szkolenie jest z perspektywy pracodawcy inwestycją i wiąże się z poniesionymi przez niego konkretnymi kosztami np. wynajęciem trenera, sal, materiałów. Trzeba uwzględnić też poświęcony na edukację czas ? podczas szkolenia pracownicy nie pracują! Nie dziwi więc, że menadżerowie w ocenie efektywności szkolenia szukają uzasadnienia poniesionych kosztów. Badanie efektywności szkolenia dostarcza informacji o dalszych działaniach rozwojowych. Umiejętnie przeprowadzana ocena efektywności pokaże, czy zrealizowane zostały postawione w procesie rozwojowym cele, czy obrany kierunek rozwoju jest właściwy, czy może raczej wymaga korekty. Wspomnieć trzeba także o motywacyjnym znaczeniu pomiaru efektywności szkolenia ? dobre szkolenie podnosi motywacje pracowników, ale również trenerów i wszystkich osób zaangażowanych w proces szkoleniowy.

Co mówi teoria?

Modelem najczęściej spotykanym w literaturze tego zagadnienia jest model Donalda Kirkpatricka, w którym pomiar efektywności szkolenia występuje na 4 poziomach:

1. poziom reakcji,
2. poziom nauczania,
3. poziom zachowania,
4. poziom rezultatów.

Poziom reakcji to ?poziom zadowolenia klienta?, a więc gromadzone są tutaj wrażenia uczestników, ich subiektywne opinie o przebiegu szkolenia, oceny programu, metod itd. Ważne jest, aby uczestnicy szkolenia odbierali je pozytywnie, bo to warunek ich aktywnego udziału i zaangażowania. Poziom nauczania ma na celu ocenienie na ile uczestnicy szkolenia przyswoili sobie wiedzę i umiejętności oraz zmodyfikowali swoje postawy zgodnie z realizowanymi celami szkolenia. Poziom zachowania odnosi się do zmian w działaniu na stanowisku pracy będących efektem szkolenia. Sprawdza się tutaj na ile wiedza i umiejętności nabyte podczas szkolenia oraz postawy przyjęte pod wpływem szkolenia zostają przez pracownika zastosowane w jego codziennej pracy. Poziom rezultatów to ocena szkolenia z perspektywy funkcjonowania firmy. Chodzi o pokazanie w jaki sposób szkolenie i jego efekty wpłynęły na firmę. Jest to etap oceny najtrudniejszy do przeprowadzenia, ponieważ trudno udowodnić, że aktualny stan firmy wynika z działań szkoleniowych, a nie innych czynników choćby takich jak sytuacja na rynku, oferta konkurencji itp.

Mówiąc o ocenie efektywności szkoleń warto także przedstawić angielski model C-I-P-O. Wyodrębniono w nim 4 poziomy:

• kontekstu (context),
• nakładów (input),
• procesów (process),
• rezultatów (outcome).

Poziom kontekstu przypomina etap analizy i identyfikacji potrzeb szkoleniowych, a więc zbieranie danych o obecnej sytuacji firmy, szukanie obszarów hamujących rozwój, nieefektywnych praktyk czy procedur. Jest to wnikliwe przyjrzenie się funkcjonowaniu przedsiębiorstwa szczególnie uwzględniając trudności czy elementy spowalniające właściwe funkcjonowanie firmy. Poziom nakładów to zbieranie informacji i danych, na podstawie których możliwe będzie podjęcie decyzji dotyczących planowanego szkolenia ? jego rodzaju (szkolenie wewnętrzne czy zewnętrzne), metod, trenerów, nakładów finansowych z nim związanych itp. Poziom procesu to gromadzenie ocen dotyczących samego szkolenia ? zarówno strony merytorycznej jak i organizacyjnej. I wreszcie poziom rezultatów, podczas którego szczegółowo analizowane są efekty szkolenia w różnych perspektywach czasowych: bezpośredniej, pośredniej oraz długofalowej.

Oba modele choć różnią się od siebie, dobrze się uzupełniają. Model C-I-P-O pokazuje szerszy kontekst oceny efektywności szkoleń w procesie szkoleniowym, natomiast model Kirkpatricka pozwala szczegółowe zbadać efektywność szkolenia na czterech poziomach.

Narzędzia do oceny efektywności szkoleń

Ankieta W badaniu efektywności szkolenia na poziomie reakcji najczęściej stosowanym narzędziem jest ankieta wypełniana zazwyczaj anonimowo przez uczestników w trakcie lub na zakończenie szkolenia. Jej częste zastosowanie wynika z prostoty tego narzędzia i niskich kosztów z nim związanych, trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach z nią związanych. Przede wszystkim wyniki ankiety obarczone są dużą dawką subiektywizmu -  odczuciami uczestników, emocjami związanymi ze szkoleniem, stosunkiem do trenera. Ankieta dotyczy zazwyczaj różnych elementów związanych ze szkoleniem ? programu, metod, trenera, organizacji itd. Daje więc raczej ogólny obraz szkolenia i dlatego istotne jest, aby badać efektywność na kolejnych poziomach nie poprzestając tylko na poziomie reakcji.

Testy Efektywność szkoleń na poziomie nauczania mierzona jest zwykle za pomocą testów wiedzy i umiejętności w kilku możliwych wariantach:

• jednorazowe wypełnienie testu po szkoleniu ? umożliwia ocenę poziomu wiedzy i umiejętności uczestników po szkoleniu; porównanie wyników z założonymi celami pozwala określić stopień ich realizacji,
• wypełnienie testu na początku i na końcu szkolenia ? porównanie wyników pre- i post-testów pozwala sądzić, że przyrost wiedzy i umiejętności jest wynikiem przeprowadzonego szkolenia. Trzeba tu jednak dobrze dobrać pytania testowe: uczestnicy, którzy na początku szkolenia rozwiązali test zdefiniowali już sobie, jakie mają braki w wiedzy. Na te elementy będą więc w trakcie zajęć zwracać szczególną uwagę. Jeśli testy przed i po szkoleniu są identyczne, nie dają one dobrej oceny efektywności, bo uczestnicy byli już nastawieni na zapamiętanie tych właśnie konkretnych odpowiedzi,
• kilkakrotne wypełnianie testów przed i po szkoleniu ? podobnie jak wypełnienie pre- i post-testów pokazuje przyrost wiedzy i umiejętności w wyniku szkolenia; jednocześnie pozwala dokładniej określić czy to właśnie szkolenie wpłynęło na przyrost kompetencji czy inne czynniki.

Analiza wyników Narzędziami stosowanymi w ocenie efektywności szkoleń na poziomie zachowania mogą być wywiady z przełożonymi czy współpracownikami na temat sposobu pracy uczestnika szkolenia. Mają one odpowiedzieć na pytanie na ile w wyniku szkolenia zmienił się sposób działania pracownika oraz wyniki pracy osoby przeszkolonej. Ważnym źródłem informacji o efektywności szkolenia jest monitoring pracy i analiza wyników ilościowych i jakościowych pracy oraz porównanie ich z wynikami sprzed szkolenia.

Wskaźnik ROI Poziom rezultatów jest najtrudniejszym i najbardziej kosztownym etapem badania efektywności szkolenia. To poziom wskaźników finansowych i jest on niejako uzasadnieniem poniesionych kosztów szkolenia. Rozwinięciem i uzupełnieniem poziomu rezultatów modelu Kirkpatricka jest wskaźnik ROI zaproponowany przez J.J. Philipsa. ROI to wskaźnik zwrotu z inwestycji stosowany do pomiaru efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z powodzeniem może być zastosowany w określaniu efektywności szkoleń. Wskaźnik ten daje odpowiedź na pytanie, ile firma zyskała w stosunku do poniesionych na szkolenie nakładów. Trzeba dodać, że ROI jest wymiernym, twardym wskaźnikiem dobrze widzianym przez zarządzających firmami. Zastosowanie wskaźnika ROI wymaga świadomego projektowania całego procesu szkoleniowego, a w szczególności formułowania celów szkolenia w sposób możliwy do zmierzenia. Trudnym elementem jest tutaj izolowanie wpływu szkolenia od wpływów innych czynników na uzyskane wyniki przedsiębiorstwa. Niemniej jednak nie należy bać się prób badania wpływu szkoleń na całość firmy.

A co na to badania?

Badania prowadzone przez Dariusza Danilewicza pokazały, że pośród firm przez niego badanych efektywność szkoleń oceniana była w 75% firm. To oznacza, że 25% firm takiej oceny w ogóle nie prowadziło! Ocenę efektywności szkoleń prowadziły głównie duże firmy, powyżej 500 pracowników, częściej z kapitałem zagranicznym. Jak firmy badały efektywność szkoleń w odniesieniu do modelu Kirkpatricka? Zdecydowanie najczęściej oceniana była efektywność na poziomie reakcji, zwykle przez zastosowanie ankiet (ok. 54%) lub rozmów oceniających szkolenie. Mniej, bo około 30% badanych firm stosowało metody mierzące efektywność na poziomie nauczania, korzystając głównie z testów wiedzy. Pomiar efektywności na poziomie zachowania stosowało również około 30% firm. Posługiwano się tutaj głównie obserwacją pracy pracownika przez przełożonego i analizą sprawdzającą czy pracownik wdraża wiedzę, umiejętności i postawę przekazane na szkoleniu. Stosunkowo najrzadziej, bo w około 15% badanych firm podjęto badanie efektywności szkolenia na poziomie rezultatów analizując wskaźniki finansowe firmy.

Oceną efektywności szkoleń w firmach notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych zajmował się również Marek Kunasz. W badaniach przeprowadzonych w 2006 roku tylko około 4% firm nie prowadziło badania efektywności szkolenia, a więc można powiedzieć, że mamy do czynienia z pozytywną tendencją. Przypuszczać można, że wśród pracodawców wzrasta świadomość znaczenia oceny efektywności szkoleń. Autor w badaniach tych pokazał podobną prawidłowość jak u Danilewicza. Najwięcej firm, bo blisko 80% badało efektywność na poziomie reakcji. Najrzadziej decydowano się natomiast na badanie rezultatów. Na ten poziom wskazało tylko 30% przedsiębiorstw.


Warto jeszcze zwrócić uwagę na narzędzia stosowane do pomiaru efektywności na poszczególnych poziomach. Poziom reakcji mierzony był za pomocą ankiet wypełnianych w trakcie lub po szkoleniu. Poziom nauczania badany był testami wiedzy po zakończeniu szkolenia. Poziom zachowania oceniano poprzez analizę wyników pracy osób uczestniczących wcześniej w szkoleniu jak również obserwację zmian w ich zachowaniu. Natomiast poziom rezultatów mierzono analizując wskaźniki finansowe. Autor zauważa także, że efektywność szkoleń była badana najczęściej w dużych firmach, przede wszystkim w sektorze finansowym.

Podobne wnioski pojawiają się w Ogólnopolskim Badaniu Benchmarków Efektywności i Jakości Polityki Szkoleniowej. W 2012 roku w badaniu tym wzięło udział 130 firm. Wyniki badań pokazują, że nadal w większości firm ewaluacja szkoleń prowadzona jest tylko na pierwszym lub na pierwszym i drugim poziomie modelu Kirkpatricka. Nadal rzadko ocenia się efektywność szkoleń na poziomie rezultatów czyli wskaźników biznesowych. Wynika to zapewne z kosztów związanych z takimi działaniami, ale jest także wyrazem niepełnej świadomości znaczenia tych działań wśród kadry menadżerskiej.

Podsumowanie

Ocena efektywności szkoleń jako element procesu szkoleniowego jest zagadnieniem dobrze opracowanym w teorii. Najczęściej spotykanym modelem, do którego odwołują się także praktycy jest model Donalda Kirkpatricka. Do każdego poziomu badania efektywności szkolenia opracowane są narzędzia ? ankiety, testy, monitoring pracy, wskaźniki finansowe. A jednak badania pokazują, że ciągle najczęściej badanym poziomem jest poziom reakcji i poziom nauczania. A zatem można wysnuć wniosek, że badanie efektywności szkoleń, choć prowadzone coraz częściej w polskich firmach, nadal realizowane jest częściowo a nie kompleksowo.


Marta Pieróg