Współcześnie obserwujemy wzrastającą rolą technologii informacyjnej we wszystkich niemal dziedzinach ludzkiego życia. Zaczyna ona także coraz silniej przenikać do pracy specjalistów zarządzania zasobami ludzkimi i menedżerów (Colbert, Yee, George, 2016; Øivind Madsen, Slåtten, 2017). Niektórzy badacze (van den Heuvel, Bondarouk, 2017) zwracają uwagę, że możliwe jest, iż w przyszłości analityka HR stanie się nawet odrębną specjalizacją w zakresie zarządzania ludźmi. Spróbujmy zatem możliwie jednoznacznie określić, czym w praktyce jest analityka HR. Można pokusić się o stwierdzenie, że to rozpatrywanie różnorodnych zjawisk istotnych w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi w celu ich zrozumienia lub wyjaśnienia poprzez gromadzenie i interpretowanie danych z wykorzystaniem technologii informacyjnej. Najprościej mówiąc, analityka HR to wykorzystanie obiektywnych danych, wskaźników i technologii informacyjnej w celu zrozumienia tego, jak ludzie pracują i jak poprawiać efektywność ich pracy.

Analityka HR wsparciem w rozwiązywaniu problemów biznesowych

Choć dziś niemal wszyscy specjaliści zarządzania ludźmi wykorzystują w swojej pracy komputery i często pracują z bardzo złożonym oprogramowaniem, to wciąż niewielu z nich korzysta z możliwości i szans, jakie daje analityka HR. Analityka HR zaczyna się bowiem wówczas, gdy korzystamy z technologii informacyjnej nie tylko, by opisywać czy kontrolować działania przedsiębiorstwa, ale by rozwiązywać jego problemy. To analizowanie danych i wyznaczanie kluczowych wskaźników działania firmy w celu pozyskania z nich określonej wiedzy. Daje ona specjalistom HR nowe możliwości, gdyż pozwala wykorzystywać dane i wyznaczać wskaźniki funkcjonowania biznesu nie tylko w celu raportowania problemów, ale również w celu poszukiwania ich rozwiązań. Aby zobrazować ideę analityki HR w usprawnianiu pracy i rozwiązywaniu problemów przedsiębiorstwa, przyjrzyjmy się coraz bardziej złożonym wersjom praktycznego pytania, jakie mogą zadawać sobie menedżerowie i specjaliści HR:

1. Jaki jest poziom absencji chorobowych w naszej firmie?
2. Czy poziom absencji chorobowych jest wysoki czy niski?
3. Jak poziom absencji chorobowych wiąże się z efektywnością pracy?
4. Dlaczego absencja chorobowa jest na takim właśnie poziomie?

Pierwsze pytanie: Jaki jest poziom absencji chorobowych w naszej firmie? odpowiada rutynowym praktykom raportowania obecnym w pracy wielu specjalistów HR. Polegają one na podsumowywaniu i opisywaniu zjawisk zachodzących w firmie. Każdy specjalista HR może obliczać i raportować dziesiątki podstawowych wskaźników działania firmy, jak np. rotacja, przeciętne wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach, absencja chorobowa itd. Niestety, sam fakt raportowania wskaźnika, mimo iż opisuje sytuację firmy, to nie dostarcza nam informacji najistotniejszych z praktycznego punktu widzenia, a mianowicie: co wartość wskaźnika oznacza – czy to wartość wysoka, czy niska? Co z tego, że wskaźnik absencji chorobowych wynosi 10 dni, jeśli nie mamy punktu odniesienia i nie wiemy jak intepretować te wartości – czy są one powodem do niepokoju, czy może do zadowolenia? I tutaj rozpoczyna się prawdziwa analityka HR, czyli wykorzystywanie danych, wskaźników i technologii informacyjnej w celu zrozumienia tego, jak pracują ludzie w naszej firmie i jak pomóc im pracować efektywniej.

Drugie pytanie: czy wskaźnik absencji chorobowych jest wysoki czy niski? obrazuje pierwszy, najprostszy typ analiz, które można określić mianem analityki HR. Odpowiedź na to pytanie pozwala nam już zdobyć pewną konkretną wiedzę o sytuacji firmy. Chcąc zrozumieć, czy wskaźnik absencji chorobowych jest wysoki czy niski, musimy dokonać analizy porównawczej wskaźnika z konkretnym punktem odniesienia – czy to ze średnim poziomem wskaźnika na rynku, czy też z historycznymi danymi naszej firmy. Odniesienie do punktu porównawczego pozwala ocenić, jak zmieniał się wskaźnik w cyklu życia firmy: czy daje szansę sprawdzenia jak wskaźnik przedstawia się na tle wskaźników wśród konkurencyjnych firm. Dzięki takiej analizie zdobywamy orientację, co oznacza wartość liczbowa wskaźnika. Analiza porównawcza, nazywana też benchmarkingiem, wymaga jednak pewnego przygotowania. Skuteczny benchmarking wymaga posiadania dostępu do danych z lat ubiegłych – jeśli chcemy dokonać porównań historycznych, lub też dostępu do informacji o przeciętnej wartości wskaźnika wśród podobnych firm – jeśli chcemy porównać się do rynku. Sytuacja ta pokazuje, że analityka HR w podstawowej wersji jest bardzo prosta, ale nie sposób prowadzić jej bez przygotowania i odpowiedniego planowania. Nawet poszukiwanie odpowiedzi na tak podstawowe pytanie jak to, czy wartość określonego wskaźnika jest wysoka czy niska, wymaga zaplanowania procesu analizy wskaźnika i uwzględnia konieczność gromadzenia odpowiednich danych. Dlatego bardzo ważnym elementem analityki HR jest odpowiednie przeszkolenie pracowników, którzy będą w stanie samodzielnie prowadzić i planować proces analizy lub korzystanie ze wsparcia już gotowych systemów analityki HR, oferujących swoją infrastrukturę i udostępniające sprawdzone know-how.

Następne pytanie: Jak poziom absencji chorobowych wiąże się z efektywnością pracy? odpowiada kolejnemu stopniowi wtajemniczenia w analitykę HR i obrazuje istotny punkt odniesienia dla wszelkich analiz HR, którym jest efektywność pracy firmy. Nadrzędnym celem pracy specjalistów zarządzania ludźmi jest zawsze stworzenie takich warunków pracy, które zapewniają maksymalną jej jakość i efektywność. Kiedy, tak jak w rozważanym przez nas przykładowym pytaniu, interesujemy się określeniem poziomu absencji chorobowej pracowników, musimy również zadać sobie pytanie, w jaki sposób analizowane zjawisko wiąże się z efektywnością pracy. Mimo, iż intuicyjnie badany aspekt funkcjonowania firmy, jak np. absencja pracowników, może wydawać się silnie powiązany z efektywnością, to zawsze warto zastanowić się, czy nie ma problemów, które w większym stopniu negatywnie wiążą się z efektywnością pracy. Analityka HR powinna nie tylko wyznaczać wskaźniki działania przedsiębiorstwa, ale także dawać szansę zrozumienia, jakie czynniki i jak silnie wiążą się z efektywną pracą firmy.

Kolejne pytanie: Dlaczego absencja chorobowa jest na takim poziomie? odpowiada dalszym poziomom zaangażowania w analitykę HR. Kiedy – dzięki właściwie dokonanym porównaniom – wiemy już jak interpretować wartości wskaźników i jak te wartości wiążą się z efektywnością pracy, możemy zastanowić się, dlaczego przyjmują one określone wartości. Pomocne może być analizowanie powiązań pomiędzy różnymi wskaźnikami i poszukiwanie mechanizmów ich wzajemnego oddziaływania. Mamy tu co najmniej dwa sposoby analizowania danych i wskaźników: konfirmacyjny oraz eksploracyjny. Podejście konfirmacyjne polega na testowaniu w oparciu o zebrane dane i wskaźniki pewnych, wysuniętych wcześniej, przypuszczeń i propozycji. Podejście eksploracyjne polega z kolei na poszukiwaniu wzorców w danych bez żadnych wcześniejszych założeń. Zatem, gdy obserwujemy zdecydowanie wyższą absencję chorobową w naszej firmie niż w grupie firm konkurencyjnych, możemy podejść do problemu eksploracyjnie lub konfirmacyjnie. W przypadku podejścia konfirmacyjnego najpierw zastanowimy się nad możliwymi przyczynami absencji chorobowych. Można na przykład przypuszczać, że wysoka absencja chorobowa spowodowana jest zbyt niskim – w porównaniu z konkurencją – przeciętnym wynagrodzeniem w firmie. Mimo, iż to przypuszczenie brzmi sensownie, nie możemy go zweryfikować. Stwierdzamy to jedynie w oparciu o intuicję i określenia typu „wydaje mi się, że to może być prawda”. Aby potwierdzić nasze przypuszczenia, konieczna jest analiza obiektywnych danych i wskaźników. Możemy np. porównać wskaźnik przeciętnych wynagrodzeń w naszej firmie ze średnią wartością tego samego wskaźnika wśród firm o podobnej wielkości w naszym regionie. Jeśli okaże się, że wskaźnik wynagrodzeń jest jednym z kluczowych wskaźników działań firmy, który znacznie odbiega od średniej rynkowej, może to sugerować, iż rzeczywiście istnieje jakieś powiązanie pomiędzy zbyt niskim wynagrodzeniem a absencją. Jednak gdyby wyniki analiz pokazały, że wskaźnik wynagrodzenia nie odbiega od średniej rynkowej, a mimo to wskaźnik absencji jest wysoki, wówczas przypuszczenie, że to wynagrodzenie jest przyczyną absencji chorobowych trzeba będzie uznać za mało wiarygodne. W ten sposób konfirmacyjna analityka HR pozwala wykorzystywać dane o wskaźnikach i proces krytycznego myślenia do testowania intuicyjnych przypuszczeń, poprzez konfrontowanie ich z danymi.

Z kolei podejście eksploracyjne w analityce HR możemy stosować, gdy nie ma żadnych konkretnych założeń co do przyczyn lub mechanizmów analizowanego zjawiska, w tym przypadku absencji chorobowej. Eksploracja polega tu na przyglądaniu się powiązaniom występującym w danych i poszukiwaniu możliwych wzorców powiązań. Analizując – bez żadnych wcześniejszych założeń – powiązania pomiędzy wskaźnikami opisującymi funkcjonowanie biznesu, można przykładowo zauważyć, że w firmie zdecydowanie niższe niż w branży i regionie są tylko wskaźniki budżetu szkoleń i liczby przeszkolonych pracowników. Takie spostrzeżenie pozwala przypuszczać, że wysoka absencja może wiązać się z tym, że pracownicy otrzymują zbyt mało możliwości szkoleń w porównaniu z konkurencją. To spostrzeżenie wydaje się być sensowne, bo być może inne firmy w większym stopniu szkolą pracowników np. z zakresu nowych technologii i obsługi sprzętu, co zapobiega urazom powodującym absencję. Pomysł, który wykrystalizował się dzięki eksploracji danych, może być dalej testowany. Mając dostęp do danych z rynku możemy sprawdzić, czy w innych firmach z naszej branży z niskim wskaźnikiem szkoleń również występuje problem z absencją chorobową. Opisany przykład problemu z wysoką absencją chorobową jest tylko ilustracyjny, ale ma pokazać, że poprzez eksplorację danych można generować potencjalne pomysły na rozwiązanie trapiących firmę problemów.

Szansą, jaką daje analityka HR jest to, że pozwala ona nie tylko na raportowanie i porównywanie z punktem odniesienia, ale także wspiera w poszukiwaniu czynników wiążących się z określonymi wartościami wskaźników. W wielu problemach, z jakimi mierzą się specjaliści zarządzania ludźmi, jak np. rozdzielanie nagród, komu jakie obowiązki przypisać, które działy pracują efektywnie, a które mniej, co wiąże się z rotacją, czy szkolenia są skuteczne, to wyniki przemyślanych analiz obiektywnych danych mogą dostarczać o wiele cenniejszych informacji, niż subiektywne opinie czy pobieżne oceny. Szansą na rozwój analityki HR jest także to, że łączy ona w sobie trzy coraz silniej oddziałujące na praktykę zarządzania ludźmi trendy. Po pierwsze, nawiązuje do podejścia evidence-based, czyli opierania się w zarządzaniu ludźmi na obiektywnych danych, faktach i dowodach, a nie przeczuciach i intuicjach. Po drugie – wpisuje się w dążenia współczesnych specjalistów HR do ciągłego podnoszenia i zwiększania znaczenia roli działu HR w strukturach organizacji i ukazywanie, iż praca HR-owców bezpośrednio wpływa na efektywność pracy całej firmy. Po trzecie, analityka HR nawiązuje do zyskujących na znaczeniu koncepcji coraz szerszego wykorzystywania różnorodnych danych i technologii informacyjnych w rozwiązywaniu problemów biznesowych.

Przyszłość analityki HR

Analityka HR zyskuje na popularności (van den Heuvel, Bondarouk, 2017), ale wciąż jest koncepcją rozwijającą się i szukającą swojego miejsca w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Część badaczy zwraca uwagę, że pomimo narastającego zainteresowania analityką HR, wciąż brak jest systematycznych badań naukowych, które dostarczyłyby jednoznacznych informacji na temat najbardziej skutecznych sposobów i strategii prowadzenia analiz (Marler, Fisher, 2013). Jaka jest zatem przyszłość analityki HR? Czy jest to tylko kolejna moda i trend w zażądaniu ludźmi? Wydaje się, iż niezależnie od tego, jak potoczą się losy analityki HR, czy stanie się ona w przyszłości oddzielną specjalizacją w ramach zarządzania ludźmi HR, czy będzie narzędziem pomocniczym, to przyjęcie jej założeń może być korzystne dla każdej organizacji. Wykorzystywanie w procesie zarządzania ludźmi analizy obiektywnych danych i wskaźników, a nie przekonań i zachcianek osób mających władzę, może pomóc podejmować trafniejsze decyzje. Być może za jakiś czas zmieni się nazwa koncepcji, czy nastąpi rozwój w zakresie wykorzystywanych narzędzi. Jednak zaproponowane przez analitykę HR podejście do zarzadzania ludźmi, w którym zmagając się z problemami, bazuje się na analizie danych, wskaźników i faktów, będzie owocować, pozytywnie oddziałując na efektywność pracy organizacji. Dlatego też, warto zainteresować się koncepcją analityki HR i spróbować wyciągnąć z niej jak najwięcej korzyści także i dla swojej firmy.