Rotacja pracowników

Rezygnacja z pracy poprzedzona jest zwykle rozwijającym się w czasie zamiarem opuszczenia organizacji (turnover intention). Zamiar ten, to świadoma chęć opuszczenia organizacji oraz podejmowanie w tym celu określonych działań. Jest to ostatni etap poznawczego wycofania się (withdrawal cognition) pracownika z przypisanej mu roli zawodowej. W procesie tym początkowo pojawiają się myśli o opuszczeniu organizacji prowadzące w efekcie do poszukiwania alternatywnego zatrudnienia zakończonego decyzją o zmianie pracy. Opuszczenie przez pracownika dotychczasowego miejsca pracy to właśnie fluktuacja lub rotacja. Nasilenie tego zjawiska – wysoka rotacja pracowników pociąga za sobą szereg negatywnych konsekwencji dla funkcjonowania firmy.

Wiele badań wskazuje na związek pomiędzy intencją opuszczenia firmy a rzeczywistym jej opuszczeniem (Schwepker 2001). Jednak, co ciekawe, siła tego związku jest umiarkowana (Tett, Meyer 1993). Oznacza to, iż nie wszyscy pracownicy, u których pojawi się chęć opuszczenia organizacji rzeczywiście ją opuszczą. Sama chęć zwolnienia się nie jest czynnikiem decydującym o realnym zwolnieniu się z pracy. Dla pracodawcy wniosek jest prosty: nawet jeżeli pracownik podjął już decyzję o odejściu, nie znaczy to, że z firmy odejdzie – jeśli chcemy można go jeszcze skutecznie zatrzymać. Problem polega na tym, by odpowiednio szybko zdiagnozować moment wystąpienia u pracownika chęci opuszczenia firmy oraz poznać jej przyczyny i to jeszcze zanim znajdzie inną pracę lub na dobre pożegna się z naszą organizacją.

Czy warto zatrzymywać pracowników - nikt nie jest niezastąpiony

Pomimo słyszalnej zewsząd opinii, iż „w tym kraju nie ma pracy” a dookoła panoszy się bezrobocie, gdy pracodawcy stają przed zadaniem poszukiwania pracownika niemal zawsze pojawia się problem. Problem ten wynika stąd, że nawet najbardziej doświadczony i wykwalifikowany pracownik potrzebuje czasu, czasu aby: poznać firmę, klientów, kulturę organizacji, specyfikę pracy, charakter przełożonych i współpracowników. Rzadko będzie on od razu dostosowany do panujących w firmie obyczajów. Jak wieki temu pisał Arystoteles: "Tego, co winniśmy robić, uprzednio się nauczywszy, uczymy się robić dopiero robiąc to właśnie". Innymi słowy, pomimo wcześniejszej nauki, dopiero pracując uczymy się jak daną pracę w danych warunkach dobrze wykonywać. Tak więc strata nawet szeregowego pracownika pociąga za sobą koszty, na które składają się: koszty przestoju w pracy, koszty rekrutacji i w końcu czas potrzebny na uzyskanie przez nowozatrudnionego zadowalającej efektywności. Utrata doświadczonego pracownika jest jeszcze bardziej bolesna, ponieważ pociąga za sobą stratę istotnej dla firmy wiedzy i umiejętności. Kluczowy dla organizacji pracownik zabiera ze sobą ponadto swoje pomysły oraz know-how firmy. Bardzo trudno znaleźć dobrego pracownika, co więcej poszukiwanie jest kosztowne, warto więc dbać o to, by ci, którzy już pracują pozostali z firmą jak najdłużej (oczywiście jeśli jesteśmy zadowoleni z ich pracy). Każdego można zastąpić, jednak zastępowanie kosztuje i to kosztuje sporo.

Jak zapobiegać rotacji?

Aby skutecznie zapobiegać rotacji nie wystarczy obserwowanie jej skutków, trzeba poznać jej przyczyny. Już w 1979 roku Mobley i in. zwracali uwagę, iż chęć opuszczenia firmy wynika z interakcji czynników takich jak: poziom satysfakcji z wykonywanej pracy, atrakcyjność bieżącej roli zawodowej oraz postrzegana atrakcyjność alternatywnych możliwości pracy. Jeżeli atrakcyjność potencjalnych możliwości pracy jest wysoka przy jednocześnie niskiej satysfakcji z aktualnej pracy istnieje duże prawdopodobieństwo opuszczenia firmy. Gdy brakuje możliwości będących alternatywą, nawet całkowity brak satysfakcji może nie prowadzić do porzucenia pracy. Warto pamiętać, że na rotację pracowników wpływ mogą mieć nie tylko ich przekonania na temat wykonywanej pracy czy warunki panujące w firmie, ale także sytuacja na rynku, która wpływa na postrzeganie innych możliwości pracy.

Z kolei Taylor (2006) zauważa, iż czynniki skłaniające do rezygnacji z pracy można podzielić na cztery kategorie: czynniki wypychające, czynniki przyciągające, przyczyny niemożliwe do uniknięcia oraz zwolnienia z inicjatywy kierownictwa.

• Czynniki przyciągające dotyczą występowania innych atrakcyjnych możliwości pracy.
• Czynniki wypychające działają wtedy, gdy powodem rezygnacji jest brak satysfakcji z pracy. Pracownik jest przekonany, że z jego pracodawcą nie da się dalej współpracować, istotną rolę ogrywają tu często trudne relacje z bezpośrednim przełożonym.
• Nieunikniona fluktuacja dotyczy rezygnacji niezwiązanych ani z brakiem satysfakcji z pracy ani z innymi możliwościami pracy. Odejście następuje tu najczęściej z przyczyn zupełnie niezwiązanych z samą pracą takich jak: choroba, przeprowadzka, macierzyństwo lub emerytura.
• Zwolnienie z inicjatywy kierownictwa to sytuacja, w której pracownik pracowałby w firmie nadal, ale został poproszony lub zmuszony do zrezygnowania z pracy. Niektórzy badacze uważają, że tego rodzaju fluktuacje można nazwać funkcjonalną, pozwala bowiem na usunięcie pracowników nieefektywnych i zastąpienie ich bardziej produktywnymi. Jednak, jak pisze Taylor (2006), nawet ta fluktuacja pociąga za sobą koszty i najlepiej jest jej unikać.

Aby skutecznie przeciwdziałać fluktuacji warto monitorować satysfakcję pracowników i wskaźniki fluktuacji w firmie oraz obserwować to, co dzieje się na rynku. Wysoka rotacja może być spowodowana nie tylko poprzez niewłaściwe działania wewnątrz organizacji, ale także przez specyfikę branży, czy tymczasowy zbieg korzystnych okoliczności tworzących liczne alternatywy dla naszych pracowników. Warto porównywać nasze wskaźniki ze wskaźnikami innych firm, by zyskać punkt odniesienia. Ciekawym pomysłem jest potraktowanie wskaźnika satysfakcji z pracy jako kluczowego wskaźnika efektywności (KPI) mającego związek z rotacją pracowników. Pomiar satysfakcji i fluktuacji z wykorzystaniem aplikacji online pozwala przekształcić abstrakcyjne konstrukty w liczbowe wartości, które będzie można porównać w czasie, jak i pomiędzy różnymi organizacjami.

Jakie wskaźniki fluktuacji stosować?

Istnieje szereg wskaźników pozwalających spojrzeć na zagadnienie rotacji
z różnych perspektyw. Warto wybrać spośród nich coś dla naszej firmy.

• Ogólny wskaźnik rotacji - stosunek liczby pracowników, którzy opuścili firmę do liczby wszystkich pracowników zatrudnionych w danym momencie lub do średniorocznej liczby pracowników.
• Wskaźnik stabilności - pracownicy, którzy przepracowali co najmniej rok do liczby pracowników pracujących rok temu. Wskaźnik podaje fluktuacje wśród pracowników, którzy przepracowali co najmniej rok pomijając tych, którzy pracowali krócej. Jeśli firma na pół roku zatrudniła grupę 50 pracowników sezonowych nie zostaną oni wliczeni do wskaźnika stabilności. Zostaną natomiast uwzględnieni w ogólnym wskaźniku rotacji, który odnosi się do średniej liczby pracowników
• Wskaźnik stabilności kadry kierowniczej - określa jaki jest udział kierowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie przez okres 1 roku lub krócej w ogólnej liczbie kierowników.
• Wskaźnik rezygnacji dobrowolnych - określa stosunek liczby pracowników dobrowolnie rezygnujących z pracy do wszystkich rezygnacji
  w roku.
• Wskaźnik zwolnień - wyraża stosunek liczby zwolnień z inicjatywy pracodawcy do wszystkich zwolnień w roku.
• Wskaźnik przyjęć - wyrażający udział nowozatrudnionych (zatrudnionych w danym roku) wśród wszystkich pracowników (liczba pracowników pracujących w momencie pomiaru lub średnioroczna liczba pracowników).
• Wskaźnik powrotów do pracy - określający liczbę pracowników, którzy wcześniej pracowali w firmie i powrócili do pracy po okresie min. miesięcznej przerwy.
• Wskaźnik fluktuacji doświadczonych pracowników - liczba pracowników, którzy przepracowali co najmniej 5 lat i odeszli z firmy w stosunku do wszystkich pracowników którzy odeszli z pracy w danym okresie.

Ciekawym sposobem patrzenia na fluktuację jest analizowanie zmian w zakresie całkowitego stażu pracy zatrudnionych. Porównujemy tutaj całkowity bieżący staż pracowników do całkowitego stażu zatrudnienia jaki zostałby odnotowany, gdyby w firmie nie występowała rotacja (Taylor 2006). Przykładowo, jeśli rok temu zatrudnialiśmy dziesięciu pracowników a staż ich pracy rozpoczynał się od jednego roku dla najmniej doświadczonego a kończył na dziesięciu latach dla najbardziej doświadczonego, to suma stażu wyniosłaby 55 lat (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10). Gdyby w ciągu roku żaden z pracowników nie zrezygnował z pracy, to w obecnym roku suma stażu pracy wyniosłaby 65 lat (2+3+4+5+6+7+8+9+10+11). Gdyby zwolnił się najbardziej doświadczony pracownik, ze stażem dziesięciu lat, a na jego miejsce przyjęlibyśmy nowego, który pracował rok - całkowity staż pracy w obecnym roku wyniósłby nie oczekiwane 65 lat, ale 55 lat (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10). Gdyby z kolei zwolnił się pracownik o najniższym stażu pracy, wówczas suma stażu wyniosłaby 64 lata (1+3+4+5+6+7+8+9+10+11). Porównując całkowity okres zatrudnienia pracowników do całkowitego okresu zatrudnienia, jaki zostałby odnotowany, gdyby w firmie nie występowała rotacja, otrzymujemy wartość wskaźnika, którą wyrazić możemy w procentach. W każdej z omawianych sytuacji firmę w ciągu roku opuścił jeden pracownik, ale dla pierwszej sytuacji wartość wskaźnika wynosi 84% (55/65 * 100%), a dla drugiej 98% (64/65 * 100%).
Większość wymienionych wskaźników można policzyć, korzystając z platformy wskaznikiHR.pl

Ważnym wskaźnikiem związanym z fluktuacją może być także wynik badania satysfakcji z pracy, który można potraktować jako wskaźnik efektywności funkcjonowania organizacji (KPI). Wiemy bowiem, że niska satysfakcja to jeden z czynników skłaniających do opuszczenia firmy wskazujący na działanie czynników o charakterze wypychającym.

Jak intepretować wskaźniki?

Z szerokiej gamy wskaźników fluktuacji warto wybrać do analizy te, które dostarczają nie tylko danych liczbowych do prezentacji i wykresów, ale także budują użyteczną wiedzę. Wybierając wskaźniki popatrzmy na ich znaczenie w szerszym kontekście. To Państwo znacie najlepiej swoją firmę i dzięki temu macie szansę na dostrzeżenie znaczenia wskaźników, które wymykają się ekspertom lub zewnętrznym konsultantom. Analiza wskaźników w szerszym kontekście pozwala czynić ciekawe spostrzeżenia.

Jeśli zauważymy wysokie wskaźniki rotacji wraz z brakiem satysfakcji to mamy podstawy, by przypuszczać, że powód rotacji dotyczy działania naszej firmy. Może być jednak tak, że poziom satysfakcji jest wysoki a mimo to pracownicy odchodzą, wskazywałoby to na fakt, że przyciągani są oni przez czynniki zewnętrzne, które stwarzają dla nich konkurencyjne alternatywy.

Jeżeli w naszej firmie zatrudniamy pracowników tymczasowych to warto oprócz wskaźników rotacji odnieść się do wskaźników stabilności. Jeśli bowiem zatrudniamy 100 pracowników na okres 3 miesięcy znacząco zaburzy to nasz wskaźnik ogólnej rotacji, gdy tymczasem wskaźnik stabilności pozostanie niewrażliwy na takie wahania kapitału ludzkiego.

Wysoki wskaźnik przyjęć przy jednocześnie niskim wskaźniku rotacji (małej liczbie zwolnień) wskazywać może na rozwój firmy. Gdy jednak wskaźnik przyjęć jest wysoki wraz z wysokim ogólnym wskaźnikiem rotacji wskazywać to może na znaczny ruch kadrowy w przedsiębiorstwie, co może być zjawiskiem niepożądanym.