Z roku na rok absencja chorobowa kosztuje państwo i polskich przedsiębiorców coraz więcej. W 2013 roku wydatki na nią wyniosły ponad 13 mld PLN. Jednak w rzeczywistości na absencji pracowniczej firmy tracą jeszcze więcej. Statystyki nie obejmują bowiem pozostałych kosztów wiążących się z nieobecnościami. Są to przede wszystkim wynagrodzenia za zastępstwa czy nadgodziny, ale także koszty obsługi administracyjnej zwolnień, a nawet rekrutacji czy przeszkolenia nowych pracowników.

Jak zarządzać absencją chorobową?

Absencji chorobowej nie da się całkowicie kontrolować, gdyż nie jesteśmy w stanie przewidzieć, kiedy dokładnie pracownik się rozchoruje. Co więcej, w firmie powinny panować takie zasady, aby pracownicy nie bali się korzystać ze zwolnienia chorobowego w sytuacji, gdy rzeczywiście są niedysponowani. W przeciwnym razie w organizacji może pojawić się problem tzw. presenteeismu, czyli przychodzenia do pracy podczas choroby. Skutkiem tego jest niska wydajność pracownika i możliwość zarażenia innych.

Działania skierowane na ograniczenie absencji chorobowej opierają się na odpowiedniej identyfikacji powodów nieobecności i poprawie przepływu informacji w tym zakresie. Najważniejszym etapem zarządzania absencją chorobową jest oddzielenie pracowników, którzy faktycznie chorują i potrzebują opieki lekarskiej od tych, którzy wykorzystują zwolnienia, a w rzeczywistości są zdrowi. W drugim przypadku powody takiego stanu rzeczy mogą być różnorakie ? stres, strach przed pracą, brak motywacji, a nawet czyste lenistwo. Od początku przyszłego roku mają wejść w życie nowe przepisy wprowadzające e-zwolnienia lekarskie w miejsce tradycyjnych, papierowych. Zabieg ten ma na celu zapobiegać oszustwom. W chwili obecnej, w momencie gdy pracownik bierze zwolnienie, ma siedem dni na dostarczenie go pracodawcy. W przypadku krótkotrwałych nieobecności często nie da się skontrolować pracownika, który twierdzi, że jest chory, bowiem zanim przedstawi pracodawcy zwolnienie, wraca już do pracy. Natomiast w przypadku zwolnień elektronicznych pracodawca będzie informowany automatycznie w chwili wystawienia zwolnienia.

Często wykorzystywanym narzędziem w zarządzaniu absencją jest oferowanie dodatkowych świadczeń medycznych i promocja zdrowia w miejscu pracy. Wiele firm traktuje je jednak jako elementy polityki rekrutacyjnej czy retencyjnej, a nie jako narzędzie zapobiegające absencji.

Działaniem, które bez wątpienia może przełożyć się na spadek poziomu nieobecności związanych z chorobą jest poprawa warunków pracy. Jak wynika z badań, nieprzestrzeganie zasad BHP jest jedną z głównych przyczyn absencji chorobowej w krajach europejskich.

Warto również uelastycznić czas pracy wprowadzając ruchome godziny. Pozwalają one pracownikowi na wizyty u lekarza i regularne badania.

Absencja chorobowa w liczbach

Jak wynika z danych ZUS, w 2014 roku najwięcej dni na zwolnieniu lekarskim spędzały osoby w wieku 30-39 lat (w całym kraju łącznie 40 366,9 tys. dni, czyli prawie 29% ogółu dni absencji). Wiele dni nieobecności w pracy związanej z chorobą dotyczył pracowników w wieku 20-29 lat (łącznie 31 535,1 tys. dni) oraz 50-59 lat (31 485,6 tys. dni).


Co do zasady, im wyższy wiek, tym dłuższy przeciętny czas trwania zaświadczenia lekarskiego. Dla osób poniżej 19. roku życia wyniósł on tylko 6,72 dni w ciągu roku. Dla pozostałych grup wiekowych przeciętna długość zaświadczenia była następująca: 20-29 lat ? 11,8 dni; 30-39 lat ? 12,21 dni; 40-49 lat ?11,23 dni, 50-59 lat ? 12,58 dni; 60-64 lat ? 13,8 dni; powyżej 65 lat ? 15,36 dni.

Najczęstszą przyczyną absencji chorobowej w Polsce jest ciąża (22,1% dni absencji ogółem). Często zdarzają się urazy i zatrucia (14,8%), choroby układu kostno-stawowego (12,9%) czy choroby układu oddechowego (12,6%).


Najwięcej dni absencji pracowników dotyczy dwóch sekcji gospodarki ? przetwórstwa przemysłowego (22,4%) oraz handlu (18,0%). Jednak sekcją, w której przeciętna długość zaświadczenia lekarskiego okazała się najwyższa, było zakwaterowanie i gastronomia (niemal 14 dni). Najniższą średnią dni absencji odnotowano natomiast w informacji i komunikacji (ok. 9,5 dni).


Najdłużej chorują mieszkańcy województwa łódzkiego (przeciętnie niemal 40 dni w ciągu roku). Pod tym względem drugie miejsce zajęło świętokrzyskie (średnio prawie 38 dni), trzecie podkarpackie (nieco ponad 35 dni). Jedynym województwem, w którym przeciętna długość absencji nie przekroczyła 30 dni było podlaskie.

By wyleczyć firmę z absencji, najpierw trzeba ją zbadać

Aby odpowiedzieć na pytanie "czy moja firma ma problem z absencją pracowniczą?" warto prowadzić badania benchmarkingowe z innymi przedsiębiorstwami. Nie jest to  zadanie łatwe, gdyż różne firmy mierzą absencję w odmienny sposób. Natomiast dzięki platformie wskaźnikiHR.pl możemy porównać z innymi organizacjami wskaźniki dotyczące absencji (nie tylko chorobowej), takie jak:

1. liczba urlopów na żądanie w roku,
2. wskaźnik absencji ogółem (z tytułu zwolnień urzędowych, urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, chorobowych i wypadkowych),
3. wskaźnik absencji chorobowej własnej, z wyłączeniem kobiet w ciąży oraz opieki nad członkiem rodziny,
4. wskaźnik absencji jednodniowej,
5. wskaźnik absencji wypadkowej,
6. wskaźnik ogólnej absencji chorobowej,
7. wskaźnik urlopów niewykorzystanych.

Użytkownicy platformy otrzymują dostęp do dwóch raportów: ogólnego i szczegółowego (benchmarking ogólny i szczegółowy). Raport ogólny pozwala na porównanie wyników własnych z wynikami ogółu firm uczestniczących w badaniu. Raport szczegółowy umożliwia dokonywanie analiz pogłębionych w oparciu o takie kryteria, jak: wielkość przedsiębiorstwa, region, typ firmy. Jest to więc doskonałe narzędzie służące do badania efektywności kosztów w zarządzaniu personelem.